Este post contiene conceptos contables, así que está destinado para aquellas personas que ya manejan o tienen conocimientos suficiente del sistema de partida doble contable y del Plan General de Contabilidad para ONGs.

Comencemos con los 5 tips de errores frecuentes en la contabilización de subvenciones:

1) Contabilizo la subvención como ingreso cuanto efectivamente la cobro. Un grave error, el flujo de cuando cobro o no una subvención es solamente una información de tesorería. Los ingresos se tienen que registrar cuando se realizan las actividades.

2) Contabilizo la subvención como ingreso cuando me llega la resolución de la subvención. De nuevo un error, más agravado si lo que hemos contabilizado es la resolución provisional. De nuevo, para que sea un ingreso del ejercicio debemos mirar el periodo de ejecución y los gastos efectuados en cada periodo.

3) Contabilizo la subvención como ingreso proporcionalmente a los meses en que se ejecuta. De nuevo hemos incumplido el criterio contable, que es el «principio de correlación de ingresos y gastos», es decir, si se trata de una subvención plurianual, tendré que ver que gastos he realizado de esta subvención en cada año, ya que para cada anualidad me tiene que dar un saldo cero (ingresos de la subvención = gastos de la subvención)

4) Contabilizo una subvención de capital (para comprar un equipamiento) completa en el ejercicio. Siguiendo el criterio anterior, tendré que ir trasladando a ingresos en la misma proporción el que en bien comprado se amortiza, y además, en cuentas diferenciadas (745) y (746), ya que las subvenciones de capital tienen diferente casilla en la Cuenta de Resultados que las subvenciones de actividades.

5) Contabilizo como subvención una cuantía que no es para mi, en donde solamente soy la entidad cabecera o solicitante. La norma de valoración número 20ª.1 sobre el reconocimiento de subvenciones indica claramente que «cuanto la entidad receptora de la ayuda no sea beneficiaria de los fondos recibidos,…, el importe obtenido no tendrá influencia en la cuenta de resultados, debiendo registrar solamente los movimientos de tesorería..» En este caso, lo correcto es incluir el importe recibido en un depósito (561), que se cancela cuanto abono la cantidad a quien corresponde.

Como hemos dicho al principio, el problema de contabilizar mal las subvenciones es que tiene un impacto significativo en la Cuenta de Resultados, podemos dar excedentes si hemos contabilizado subvenciones de más (y creernos que vamos bien), o dar pérdidas que nos paralizan el gasto si hemos contabilizado de menos.

A final de año tendremos que revisar bien el cuadro de subvenciones y aplicar correctamente cada una de ellas, teniendo que quedar en la (740) Subvenciones corrientes a la actividad; (745)/746) Subvenciones o donaciones de capital; (130)/(131) Subvenciones de capital pendientes a aplicar conforme los bienes comprados se amorticen; (132) Subvenciones de actividades a aplicar el año que viene o siguientes, siempre y cuando las subvenciones sean no reintegrables; (172)/(522) Subvenciones de actividades a aplicar a largo o corto plazo que son reintegrables – por eso se les denomina préstamos transformables en subvenciones

¿Y cuando es no reintegrable? Pues según la norma 20ª cuando «se hayan cumplido las condiciones establecidas para su concesión…» Claro, si todavía no he hecho la actividad porque es una subvención para el año que viene ni he realizado el gasto aprobado, podremos decir que no hemos cumplido las condiciones, así que lo más normal es que al final de año tengas que reclasificar todas las subvenciones pendientes para años sucesivos en las mencionadas cuentas (172)/(522)

Si quieres conocer nuestra propuesta social: www.enclavesocial.org

Si estás interesado en nuestros servicios profesionales a asociaciones y fundaciones: www.enclavesocial.coop