Este último trimestre estamos a tope realizando formación personalizada en organizaciones sociales, y siempre nos sorprenden demandas que tienen que ver con las preocupaciones de las organizaciones, que no estaban en nuestro esquema inicial. Este año está resultando especialmente significativo el tema de la gestión del tiempo.

Porque claro, ¿qué significa en el fondo esta búsqueda de la optimización del tiempo de los equipos? Muchas cosas diferentes que nos preocupamos en desentrañar para ayudar a mejorar la organización: hay personas en la organización con las que estamos descontentos y es una manera indirecta de tratarlo evitando el conflicto; tenemos una mala planificación de puestos y hay algunos saturados y pensamos que la planificación del tiempo lo va a resolver (erróneamente); no conseguimos los objetivos y creemos que es culpa del equipo y hay que trabajar más (la mayoría de las veces no es así, más bien es una indefinición de objetivos, de enfoque, de creatividad, etc. más que hacer y hacer).

Advertimos una afirmación que pronunciamos siempre en los procesos de gestión del tiempo: no confundas hacer cosas con conseguir resultados. Si tienes que ir al norte y vas hacia el sur, cuando más rápido vayas más te estás alejando de tus metas.

Dicho esto, vayamos con estos 7 desperdicios en la gestión de tareas, ¿las repasáis y os hacéis vuestro propio autodiagnóstico?1) Trabajo realizado parcialmente. Actividades, proyectos, iniciativas que se empiezan pero que después se quedan a medias, no era importante, no tenemos tiempo, aquella reunión que no hicimos, necesitamos una información y nadie parece ser responsable de buscarla… las cosas a medias dejan improductivo todo el trabajo realizado además de generar frustración en aquellas personas más interesadas en que se realicen. Hay gente particularmente tendente a dejar cosas a medias, que se terminan resolviendo aprisa y corriendo, improvisando, a última hora y sin contar precisamente con ese trabajo a medias.

2) Siguiendo la últimas modas tecnológicas, tanto para la organización como individualmente el email, la mensajería, ni os cuento el whatsap, vamos a mirar que dice el linkedin, facebook, twitter y un largo etc. ¡es una pérdida de tiempo tremenda!. A la tecnología hay que acercarse con un plan previo, con una estrategia de comunicación, con un mensaje y una definición acotada de tareas y esfuerzos por parte del equipo. En otro caso, puede que hasta quedemos mal, que demos una imagen errática y confusa de lo que es y hace la organización (cosa que vemos con harta frecuencia).

3) Aprendizaje que no se aplica. Parece que estamos siempre resolviendo los mismos problemas, ¿pero no hicimos el año pasado un proyecto similar? ¿No tenemos una ficha de evaluación del curso de febrero? ¿No hemos hablado de esto en la reunión de hace dos meses? Estamos como Sísifo condenados a subir la misma piedra mientras no aprendamos como equipo. Si además hay rotación de personal el problema se agrava, los nuevos tienen que volver a hacer muchas cosas como si fuesen nuevas, evitando así la maduración y el crecimiento de la organización.

4) Papeles de mano en mano. Aunque somos muy críticos con el conceptos de calidad que se aplica, «burocracia» más que otra cosa, tenemos que reconocerle un mérito: haber hecho hincapié en los propietarios de la tarea.. en otro caso los papeles y mails circulan jugando a echarse la pelota. ¡Qué gran pérdida de tiempo!

5) Pausas entre una tarea y otra, o distracciones. No dejes que cualquiera te quite la concentración, tardas una media de 10 minutos en recuperar el estado en el que estabas. Cuidado con el teléfono, los compañeros charlatanes e interrupciones varias. Si tu no organizar tu tiempo el resto lo hará por ti pero para sus intereses, y verás como no consigues lo que te habías propuesto al principio de la mañana.

6) Coste de cambio de una tarea. Cuantas más tareas diferentes acometas, más pérdidas de tiempo en la adaptación de una tarea a otra tendrás. Reiniciarte en algo nuevo requiere buscar la documentación, recordar por donde ibas y que se había hablado, buscar en la maraña de carpetas donde estaba aquello… tú ni nadie sabe trabajar en paralelo con eficacia, tener más de dos cosas abiertas es estar despistado/a con frecuencia ¡Céntrate en finalizar una tarea antes de abordar otra, y haz primero lo que menos te guste!

7) Hacer las cosas mal cuestan el doble o más.  Resolver errores por falta de atención, esfuerzo, o valor por lo bien hecho  tiene su coste en la imagen de profesionalidad que transmitimos. Hacerlo deprisa y como sea no ahorra tiempo, ¡lo empeora!

Cada vez que me releo esta lista de desperdicios  descubro alguna mejora en mi desempeño personal, ¿Qué te puedes llevar tú o tu organización de este artículo?